Electronic Health Record

BAB I

LATAR BELAKANG

Penyelenggaraan Rekam Medis di rumah sakit Indonesia dimulai Tahun 1989 sejalan dengan adanya Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.749a/Menkes/PER/XII/1989 tentang Rekam Medis, yang mana pengaturannya masih mencakup rekam medis berbasis kertas (konvensional). Rekam medis konvensional dianggap tidak tepat lagi untuk digunakan di abad 21 yang menggunakan informasi secara intensif dan lingkungan yang berorientasi pada otomatisasi pelayanan kesehatan dan bukan terpusat pada unit kerja semata.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang melanda dunia telah berpengaruh besar bagi perubahan pada semua bidang, termasuk bidang kesehatan. Hal ini sesuai dengan program yang dicanangkan oleh pemerintah seperti tertuang dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMN) 2004 – 2009 yang menjelaskan bahwa “Arah kebijakan Peningkatan Kemampuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi difokuskan pada enam bidang prioritas, antara lain pengembangan teknologi dan informasi dan pengembangan teknologi kesehatan dan obat-obatan.

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah berkembang begitu pesat di berbagai sektor, termasuk di sektor kesehatan. Salah satu pengaplikasiannya adalah rekam medis terkomputerisasi atau rekam kesehatan elektronik. Kegiatannya mencakup komputerisasi isi rekam kesehatan dan proses yang berhubungan dengannya.

Electronic Medical Record sudah banyak digunakan di berbagai rumah sakit di dunia sebagai pengganti atau pelengkap rekam medik kesehatan berbentuk kertas. Di Indonesia dikenal dengan Rekam Medik Elektronik (RME). Sejalan dengan perkembangannya RME menjadi jantung informasi dalam sistem informasi rumah sakit. Namun demikian para tenaga kesehatan dan pengelola sarana pelayanan kesehatan masih ragu untuk menggunakannya karena belum ada peraturan perundangan yang secara khusus mengatur penggunaannya. Sejak dikeluarkannya Undang-undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) Nomor 11 Tahun 2008 telah memberikan jawaban atas keraguan yang ada. UU ITE telah memberikan peluang untuk implemetasi RME.

Salah satu penggunaan teknologi informasi (TI) di bidang kesehatan yang menjadi trend dalam pelayanan kesehatan secara global adalah Rekam Medik Elektronik. Selama ini rekam medik mengacu pada Pasal 46 dan Pasal 47 UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran dan Permenkes No.269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medik, sebagai pengganti dari Peraturan Menteri Kesehatan  No.749a/Menkes/PER/XII/1989.

Undang-undang No.29 Tahun 2004 sebenarnya telah diundangkan saat RME sudah banyak digunakan di luar negeri, namun belum mengatur mengenai RME. Begitu pula Peraturan Menteri Kesehatan No.269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medik belum sepenuhnya mengatur mengenai RME. Hanya pada Bab II pasal 2 ayat 1 dijelaskan bahwa “Rekam medik harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik”. Secara tersirat pada ayat tersebut memberikan ijin kepada sarana pelayanan kesehatan membuat rekam medik secara elektronik (RME). Sehingga sesuai dengan dasar-dasar diatas maka membuat catatan rekam medik pasien adalah kewajiban setiap dokter dan dokter gigi yang melakukan pemeriksaan kepada pasien baik dicatat secara manual maupun secara elektronik.

Aspek legal pecatatan rekam medik antara lain :

  1. UU No. 29 Tahun 2004 – Praktik Kedokteran, Pasal 46-47.
  2. Permenkes No.269 Tahun 2008 – Rekam Medik.
  3. UU No.11 Tahun 2008 – ITE.
  4. Pasal 6, 11, 16, 19, 20, Permenkes No. 1171 Tahun 2011 – SIRS. 

Dari aspek legal diatas bisa di simpulkan  bahwa Rekam Medik harus ditulis pada saat  Pasien mendapatkan Pelayanan intinya adalah dokter harus menulis rekam medic yang bisa di tulis secara manual maupun elektronik. Ketika  kita akan masuk ke rekam medik elektronik maka ada beberapa hal yang  harus diperhatikan yaitu: harus ada otentifikasi, harus aman, harus ada pin (login dan password) dan harus bisa diakses kembali kapan saja sesuai kebutuhan. Selain itu penyajian data rekam medik harus memenuhi persayaratan baik legalitas maupun segi medik oleh karena hal tersebut maka rumah sakit wajib melaksanakan SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit).

Dalam perjalanannya rekam medik lebih dititik beratkan pada bagaimana mengatur dokumen rekam medik. Dimana status rekam medik manual akan disimpan di sebuah gudang penyimpanan, perlu diketahui bahwa media penyimpanan seperti kertas adalah bahan yang mudah rusak dan mudah hilang baik dibawa pulang pasien ataupun di pinjam oleh instalasi lain. Sehingga bagian rekam medik akan sulit mengeluarkan data secara lengkap, apalagi berkas rekam medik di sebuah rumah sakit tidaklah sedikit.

RKE mempunyai banyak manfaat, di antaranya memudahkan penelusuran dan pengiriman informasi dan membuat penyimpanan lebih ringkas. Dengan demikian, data dapat ditampilkan dengan cepat sesuai kebutuhan. Pencatatan rekaman medis secara digital harus diketahui cara sistem pencatatnnya dan perlu dikembangkan demi memajukan pelayanan kesehatan yang lebih efektif dan efisien sehingga dapat menurunkan angka kesalahan kerja medis. Peningkatan keselamatan pasien (patient safety) adalah manfaat utama yang hendak dicapai rumah sakit bila mereka mengadopsi RKE. Hampir semua responden menganggap peningkatan keselamatan pasien bisa direalisasikan.

RKE dapat menyimpan data dengan kapasitas yang besar, sehingga dokter dan staf medis mengetahui rekam jejak dari kondisi pasien berupa riwayat kesehatan sebelumnya, tekanan darah, obat yang telah diminum dan tindakan sebelumnya sehingga tindakan lanjutan dapat dilakukan dengan tepat dan berpotensi menghindari medical error.

Beberapa rumah sakit di dunia telah berhasil mengimplementasikan RKE pada area penelusuran pasien, staf medis, peralatan medis dan area aplikasi lainnya. Di Amerika Serikat dan Eropa, alasan utama dari pengadopsian teknologi RKE adalah untuk meningkatkan daya saing bisnis dengan melakukan peningkatan keselamatan pasien dan menurunkan medical error. Dua rumah sakit di Singapura dan diikuti oleh lima buah rumah sakit di Taiwan juga telah mengimplementasikan RKE. Sedangkan di Indonesia hanya beberapa Rumah Sakit yang telah menggunakannya dan biasanya menggunakan rekam kesehatan manual dan elektronik seperti di RS. Pertamina, RS. Melia dan RS. Cikini.

Akan tetapi, pemicu dari penerapan RKE di negara tersebut (Taiwan dan Singapura) adalah untuk mereduksi gejolak sosial di masyarakat akibat pandemi SARS pada tahun 2003. Setelah pandemi SARS dapat dieliminasi, dalam perkembangannya, ternyata sebagian rumah sakit tersebut mengembangkan RKE untuk mendapatkan manfaat yang bersifat tangible. Contohnya, untuk mereduksi biaya dan waktu operasi maupun yang bersifat intangible seperti meningkatkan kualitas pelayanan medis dengan tingkat keberhasilan yang bervariasi (mulai dari penuh sampai parsial) (Wang etal., 2005 dan Tzeng et al., 2008).

Kontras dengan kondisi di Indonesia, penggunaan RKE belum diadopsi untuk digunakan dalam pelayanan kesehatan. Padahal penyebaran yang cepat dan dramatis dari penyakit telah meningkat beberapa tahun terakhir ini. AIDS/HIV, demam berdarah, flu burung (SARS) dan pandemi lainnya telah mempengaruhi Indonesia diikuti dengan banyaknya penderita yang meninggal.

Joseph Domenech (2008) dari FAO chief veterinary officer menyatakan bahwa “rata-rata tingkat kematian dari flu burung di Indonesia adalah yang tertinggi di dunia dan akan lebih menyebar lagi pada manusia jika mereka tidak berfokus pada kandungan penyakit dari sumber hewan dan pencegahannya” (FAOnewsroom, 2008). Beberapa rumah sakit di Indonesia telah berusaha mencegah kemungkinan penyebaran tanpa bantuan teknologi seperti RKE. Ini menunjukkan bahwa terjadi hambatan dalam pengadopsian RKE di rumah sakit Indonesia.

Alasan mengapa RKE tidak berkembang cepat adalah tidak adanya hukum yang jelas. Aspek regulasi dan legal memang tidak dapat menandingi kecepatan kemajuan teknologi informasi. Depkes mempublikasikan Permenkes no 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis sebagai pengganti Permenkes 749a/Menkes/Per/XII/1989. Namun, peraturan ini tidak memberikan penjabaran secara rinci tentang rekam medis elektronik. Hanya disebutkan bahwa penyelenggaraan rekam medis dengan menggunakan teknologi informasi diatur lebih lanjut dalam peraturan tersendiri (Pasal 2 ayat 2). Di sisi lain, masyarakat banyak berharap dengan UU ITE yang baru saja disahkan oleh DPR. UU tersebut diharapkan dapat memberikan jaminan hukum terhadap transaksi elektronik. Namun, mengharapkan UU ITE sebagai dasar pelaksanaan rekam medis elektronik saja tentu tidak mencukupi.

Penyelenggaraan EHR di rumah sakit sejalan dengan adanya tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang semakin berkualitas, karena salah satu keuntungan yang dapat diperoleh dengan EHR yaitu mencegah kejadian medical error melalui tiga mekanisme yaitu :

  1. Pencegahan adverse event
  2. Memberikan respon cepat segera setelah terjadinyaadverse event 
  3. Melacak serta menyediakan umpan balik mengenai adverse event.

Keuntungan lain dari EHR yaitu dapat memberikan peringatan dan kewaspadaan klinik (clinical alerts and reminders), hubungan dengan sumber pengetahuan untuk menunjang keputusan layanan-kesehatan (health care decision support) dan analisis data agregat (Johan Harlan).

Selain itu dengan adanya EHR memungkinkan terselenggaranya komunikasi silang yang semakin kompleks antara sesama tenaga kesehatan dengan berbagai pihak yang sama-sama memberikan pelayanan kepada pasien  di sarana pelayanan kesehatan, dan EHR juga dapat digunakan sebagai salah satu masukan penting dalam  mengukur keberhasilan program kesehatan di instansi pelayanan yang ada (Menkes RI, 2005).

Saat ini, di Indonesia tercatat sekitar 1300 RS dan ribuan puskesmas (Menkes RI) yang tentunya pemerintah perlu memikirkan rancangan induk (grand disain) EHR yang disusun secara strategis per regional meliputi wilayah Indonesia Timur, Tengah dan Barat. Rancangan EHR tersebut tentunya harus dapat mengatasi hal-hal yang sering terjadi pada rekam medis berbasis kertas antara lain :

  1. Aksesibilitas informasi kesehatan pasien belumreal time.
  2. Kelengkapan, keakuratan dan keamanan informasi kesehatan pasien masih rendah).
  3. Pemanfaatan data pasien dalam pengambilan keputusan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi di sarana pelayanan kesehatan oleh para pengelola sarana pelayanan kesehatan belum optimal.
  4. Data pasien belum dioptimalkan oleh para tenaga kesehatan untuk memberikan pelayanan secara berkesinambungan dalam rangka pelayanan yang efektif dan efisien.

Untuk mendorong minat dan adopsi RKE, manfaat dan potensinya harus terus menerus disosialisasikan. Sebagai contoh, dengan jalan menunjukkan kelebihan RKE dalam menyimpan data medis multimedia yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja, kendati pun belum ada RKE yang benar-benar sempurna. Sosialisasi RKE harus dilakukan secara terus menerus dan memerlukan inisiatif tingkat nasional. Jika pemerintah serius menjadikan RKE sebagai kunci untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.

 

 

 

 

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

  1. A.    Pengertian RKE (Rekam Kesehatan Elektronik)

Rekam Kesehatan Elektronik atau Electronic Health Record sering disingkat EHR. EHR merupakan kegiatan mengkomputerisasikan isi rekam jejak kesehatan dan proses yang berhubungan dengannya. Pada awalnya rekam kesehatan di Indonesia masih dikenal dengan istilah rekam medis yang sampai saat inipun sebagian rumah sakit di Indonesia masih menggunakan istilah yang sama. Rekam Medis adalah “Himpunan fakta tentang kehidupan seorang pasien dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan terhadap pasien”.

Electronic Health Record selanjutnya disebut EHR bukanlah sistem informasi yang dapat dibeli dan di-install seperti paket word-processing atau sistem informasi pembayaran dan laboratorium yang secara langsung dapat dihubungkan dengan sistem informasi lain dan alat yang sesuai dalam lingkungan tertentu. EHR merupakan sistem informasi yang memiliki framework lebih luas dan memenuhi satu set fungsi, menurut Amatayakul Magret K dalam bukunya Electronic Health Records: A Practical, Guide for Professionals and Organizations harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Mengintegrasikan data dari berbagai sumber (Integrated data from multiple source).

2. Mengumpulkan data pada titik pelayanan (Capture data at the point of care).

3. Mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (Support caregiver decision making).

 

Sedangkan, Gemala Hatta menjelaskan bahwa EHR terdapat dalam sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas untuk kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, peringatan, memiliki sistem untuk mendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.

 

  1. B.     Komponen RKE

Menurut Johan Harlan, komponen fungsional EHR, meliputi:

  1. Data pasien terintegrasi
  2. Dukungan keputusan klinik
  3. Pemasukan perintah klinikus
  4. Akses terhadap sumber pengetahuan
  5. Dukungan komunikasi terpadu

Komponen EHR secara lengkap dapat dilihat pada gambar 1, di bawah ini:

Untuk menunjang keberhasilan dalam membangun EHR di rumah sakit, institusi dan vendor juga harus melihat dan mempertimbangkan komponen dasar EHR seperti di bawah ini:

  1. Sistem Sumber

Adalah pengambilan data untuk menunjang infrastruktur yang berkaitan dengan EHR, meliputi:
a. Sistem administrasi

b. Financial/keuangan
c. Data klinis dari unit-unit

  1. Pengintegrasian data
  2. Repository (gudang data) yang memusatkan data dari berbagai komponen lain atau cara lain untuk mengintegrasikan data.
  3. Rules Engine, yang menyediakan program logic yang dapat dipakai untuk menunjang keputusan seperti; kewaspadaan dan pernyataan, daftar permintaan (order set) dan protokol klinis.

Gambar Kriteria EHR

Sumber pengetahuan, yakni membuat informasi yang selalu tersedia bagi kepentingan sumber-sumber luar.

  1. Gudang data (data warehouse) data spesifik yang dapat diproses (yakni data agregat dan data yang akan dianalisis) yang menghasilkan informasi yang amat berguna.
  2. Memperoleh data dalam waktu yang tepat bagi pelayanan (at the point of care) dan kemampuan untuk mengakses data, aturan dan proses data (mined data) melalui data agregat dan analisis data.

Pengambilan keputusan untuk menunjang pelayanan kesehatan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara apapun termasuk memasukkan dan mengeluarkan data melalui: terminal komputer, komputer pribadi, PC, Notebook, PDA, sistem pengenalan suara, tanda tangan,dll.

  1. C.    Manfaat RKE

Menurut Program Kreativitas Mahasiswa UI 2007 manfaat teknologi informasi dalam rekam kesehatan elektronik yang paling tinggi adalah mengurangi medical error danmeningkatkan keamanan pasien (patient safety). Salah satu peranan kecil teknologi informasi dalam tindakan pencegahan medical error, yakni dengan melakukan pengaturan rekam medis pada suatu sistem aplikasi manajemen rekam medis. Dengan adanya sistem aplikasi manajemen rekam medis, maka medical error dalam pengambilan keputusan oleh tenaga kesehatan dapat dikurangi karena setiap pengambilan keputusan akan berdasarkan rekam medis pasien yang telah ada.

Salah satu cara meningkatkan pelayanan kesehatan adalah dengan menggunakan Teknologi Informasi untuk melakukan tindakan pencegahan medical error melalui 3 mekanisme antara lain :

  1. Pencegahan adverse event

Salah satu contoh pencegahan adverse event adalah dengan penerapan system penunjang keputusan dimana dokter bisa diberikan peringatan mengenai kemungkinan terjadinya hal-hal yang membahayakan keselamatan pasien mulai dari kemungkinan alergi, kontraindikasi pengobatan, maupun kegagalan prosedur tertentu.

  1. Memberikan respon cepat setelah terjadinya adverse event

Dengan adanya respon cepat untuk penanggulangan adverse event, maka hal-hal yang tidak diinginkan akan cepat dihindari. Misalkan adanya penarikan obat karena telah ditemukan adanya kontraindikasi yang tidak diharapkan. Maka, sistem informasi yang telah dibangun, bisa saling berinteraksi untuk mencegah pemakaian obat tersebut lebih lanjut.

  1. Melacak dan menyediakan feedback secara cepat

Teknologi Informasi saat ini memungkinkan komputer untuk melakukan pengolahan terhadap data pasien dalam jumlah besar dan menghasilkan analisa secara lebih cepat dan akurat. Dengan metode datamining maka komputer bias mendeteksi pola-pola tertentu dan mencurigakan dari data klinis pasien. Teknik analisa ini relatif tidak memerlukan para tenaga kesehatan untuk melakukan analisa, melainkan komputer sendiri yang melakukan analisa dan memberikan hasil interpretasinya.

 

  1. D.    Keamanan data pada RKE

Dalam pasal 13 ayat (1) huruf b permenkes 269 tahun 2008 tentang pemanfaatan rekam medis “sebagai alat bukti hokum dalam proses penegakkan hokum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi dan penegakkan etika kedokteran dan etika kedokteran gigi”. Karena rekam medis merupakan dokumen hukum.maka keaman berkas sangatlah penting untuk menjaga keotentikan data baik Rekam Kesehatan kertas maupun Rekam Kesehatan Elektronik (RKE). 

RKE juga merupakan alat bukti hukum yang sah. Hal tersebut juga ditunjang dengan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) pada pasal 5 dan 6 yaitu:

Pasal 5 pada ayat :

  1. Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hokum yang sah.
  2. Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.
  3. Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan system elektronik yang sesuai dengan ketentuan yang diatur dalan Undang-Undang ini.

Pasal 6 :

Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dianggab sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.

Dalam Sabarguna 2008 menyebutkan bahwasanya keamanan computer mencakup empat aspek yaitu privacy, integrity, authentication, availability, sedangkan untuk dunia kedokteran maka terdapat aspek lain yang harus juga diperhatikan yaitu access control dan non-repudiation.

  1. Privacy atau confidentiality

Hal utama dari aspek Privacy atau confidentiality adalah bagaimana untuk menjaga informasi dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses informasi tersebut.
Data rekam medis yang berisi riwayat kesehatan pasien yang bersifat rahasia harus dapat dijaga kerahasiaanya, karena infomasi tersebut merupakan milik pasien. Sedangkan dokumennya merupakan milik dokter,dokter gigi, atau sarana pelayanan kesehatan . seperti yang tertuang pasa pasal 47 UU praktik kedokteran no 29 tahun 2004.

  1. Integrity
    Integrity berkaitan mengenai perubahan informasi. Seperti yang tertuang dalan permenkes 269 tahun 2009, pasal 5 ayat 6 “Pembetulan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) hanya dapat dilakukan dengan cara pencoretan tanpa menghilangkan catatan yang dibetulkan dan dibubuhi paraf dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang bersangkutan.”

Pencoretan tentu saja tidak bias dilakukan dalam rekam kesehatan elektronik. Oleh karena itu diperlukan pengamanan atau proteksi yang lebih yaitu tidak begitu saja menghapus data yang tersimpan dalam rekam kesehatan elektronik tersebut dan segala perubahanya dapat diketahui.

  1. Authentication
    Authentication berhubungan dengan akses terhadap informasi. Dalam rekam medis tidak semua tenaga kesehatan dapat memasukkan data atau melakukan perubahan data. Setiap tenaga kesehatan mempunyai kapasitanya masing-masing. Oleh karena itu perlu adanya pembatasan akses. Setiap perubahan harus ada pertanggungjawaban. Pada pasal 46 UU praktik kedokteran no 29 tahun 2004 menyebutkan bahwa “ setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan”. Dan pada pasal yang sama ayat (3) menyebutkan “apabila dalam pencatatc rekam medic menggunakan teknologi informasi elektronik, kewajiban membubuhi tanda tangan dapat diganti dengan menggunakan nomor identitas pribadi(PIN).”

Pada Rekam Kesehatan Elektronik juga wajib diberi tanda tangan untuk pertanggungjawaban. Hal tersebut diatur dalam pasal 11 UU ITE yaitu : Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hokum akibat hokum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut :

  1. Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan.
  2. Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kausa penanda tangan.
  3. Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
  4. Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
  5. Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatanganannya.
  6. Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik terkait.
  7. Availability
    Availability atau ketersediaan adalah aspek yang menekan pasa tersediaan informasi ketika dihubungkan oleh pihak-pihak yang terkait.

Sebagai alat kominikasi rekam medis harus selalu terseedia secara capet dan dapat mempilkan kembali data yang telah tersimpan sebelumnya. Untuk rekam kesehatan ekektronik juga harus mempunyai sifat ketersediaan. Hal tersebut diatur dalam UU ITE pasal 16 yaitu : Sepanjang tidak ditentukan lain oleh undang undang tersendiri, setiap Penyelengaraan Sistem Elektronik wajib mengoperasikan sisten elektronik yang memenuhi persyaratan minimum sebagai berikut :

  1. Dapat menampilkan kembali Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang diterapkan dalam peraturan perundang-undangan.
  2. Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan. Keoutentikan, kerahasiaan. Dan keteraksesan informasi elektronk dalam Penyelengaraan Sistem Elektronik tersebut.
  3. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam Penyelengaraan Sistem Elektronik tersebut.
  4. Dilengkapi dangan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau symbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan Penyelengaraan Sistem Elektronik tersebut.
  5. Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.
  6. Access Control 

Access control adalah aspek yang menekankan pada cara pengaturan akses terhadap informasi. access control dapat mengatur siapa-siapa saja yang berhak untuk mengakses infomasi atau siapa-siapa saja yang tidaak berhak mengakses informasi.

  1. Non-Repudiation
    Aspek ini erat kaitannya dengan suatu transaksi atau perubahan informasi. Aspek ini mencegah agar seseorang tidak dapat menyangkal telah melakukan transaksi atau perubahan terhadap suatu informasi.
  2. E.     Kekurangan dan Kelebihan RKE
    1. Kekuatan RKE
      1. Memungkinkan akses informasi secara cepat dan mudah
      2. Memungkinkan adanya copy cadangan(duplikat) informasi yang dapat diambil bila yang asli hilang atau rusak
      3. Memproses transaksi dalam jumlah besar dan sulit secara cepat
      4. Memungkinkan siap mengakses seara cepet untuk beragam sumber professional
      5. Memungkinkan mengakses secara lebih canggih dan dapat melihat rancang yang sesuai dengan kehendak(customization).
      6. Pencegahan adverse event
      7. Memberikan respon cepat segera setelah terjadinya adverse event 
      8. Melacak serta menyediakan umpan balik mengenai adverse event.

 

  1. Kelemahan RKE
    1. Kurang definisi yang jelas
    2. Sulit memenuhi kebutuhan pengguna yang beragam
    3. Kurangnya standarisasi
    4. Adanya potensi ancaman terhadap privasi dan sekuritas
    5. Biaya (Hatta, 2008)
    6. Membutuhkan investasi awal yang lebih besar daripada rekam medis kertas, untuk perangkat keras, perangkat lunak dan biaya penunjang.
    7. Waktu yang diperlukan oleh key person dan dokter untuk mempelajari sistem dan merancang ulang alur kerja.
    8. Konversi rekam medis kertas ke EHR membutuhkan waktu, sumber daya, tekad dan kepemimpinan.
    9. Risiko kegagalan sistem komputer
    10. Masalah pemasukan data oleh dokter
    11. Analisis data agregat

 

Menurut Johan Harlan, Kelemahan RKE adalah :

  1. Membutuhkan investasi awal yang lebih besar daripada Rekam Medis kertas untuk Perangkat keras (Hard ware), Perangkat lunak (Soft Ware) dan Biaya penunjang.
  2. Waktu yang harus disediakan oleh key persons & okter untuk mempelajari sistem& merancangulang alur-kerja.
  3. Konversi Rekam Medis kertas ke Rekam Medis elektronik membutuhkan waktu, sumberdaya, tekad, dan kepemimpinan.
  4. Resiko kegagalan system komputer.
  5. Masalah pemasukan(entry) data oleh dokter

 

  1. F.     Implementasi RKE di Saryankes

Salah satu aspek yang paling sulit dalam menerapkan EHR adalah pada tahapan implementasi. Ada beberapa alternatif implementasi yaitu:

  1. Implementasi seluruh fungsi di semua unit (instalasi) pada saat yang sama secara menyeluruh di rumah sakit.
  2. Implementasi seluruh fungsi pada satu unit (instalasi). Jika di lokasi tersebut sudah stabil, kemudian dilanjutkan ke seluruh lokasi lain pada saat yang sama.
  3. Implementasi fungsi-fungsi terbatas pada seluruh unit (instalasi), misalnya permintaan tes laboratorium secara elektronik. Jika fungsi ini sudah menjadi bagian dari kegiatan klinik secara rutin, kemudian menerapkan lebih banyak fungsi lagi.
  4. Kombinasi dari pendekatan-pendekatan di atas, misalnya menerapkan fungsi terbatas pada satu lokasi. Jika fungsi tersebut sudah stabil, kemudian memperluas berbagai fungsi pada lokasi tersebut dan kemudian diperluas ke berbagai unit di seluruh rumah sakit.

Beberapa permasalahan yang akan muncul pada sistem EHR, yaitu

  1. Pemasukan data (data entry), meliputi: pengambilan data (data capture), input data, pencegahan error, data entry oleh dokter.
  2. Tampilan data (data display), meliputi: flowsheet data pasien, Ringkasan dan abstrak, turnaround documents, tampilan dinamik.
  3. Sistem kuiri (tanya; query) dan surveilans, meliputi pelayanan klinik, penelitian klinik, studi retrospektif dan administrasi.

Isu utama yang harus di atasi menurut Johan Harlan, yaitu:

  1. Kebutuhan terhadap standar di bidang terminology klinik
  2. Keperdulian terhadap privacy, kerahasiaan, dan keamanan data
  3.  Penentangan terhadap pemasukan data (data entry) oleh dokter
  4. Kesulitan sehubungan dengan integrasi system rekam medis dengan sumber informasi lain dalam pelayanan kesehatan.

 

  1. G.    Strategi Implementasi dan Pengembangan RKE

Faktor yang mendukung adopsi EHR di saryankes:

  1. Perubahan ekonomi kesehatan dengan adanya trend untuk melakukan penghematan,
  2. Peningkatan komputer literacy dalam populasi umum, termasuk generasi baru klinikus,
  3. Perubahan kebijakan pemerintah,
  4. Peningkatan dukungan terhadap komputasi klinik.

Faktor-faktor yang menghambat adopsi EHR:

  1. Pihak Manajemen RS
  2. Ketidakmatangan teknologi, termasuk disparitas antara tingkat pertumbuhan

kapasitas perangkat keras dengan tingkat produktivitas pengembangan perangkat lunak

  1.  Butuh modal awal untuk investasi
    1. Penyelesaian dan instalasi perangkat lunak seringkali terlambat dari yang direncanakan
    2. Perbaikan untuk implementasi butuh tambahan biaya besar dan waktu yang lama
    3. Permasalahan pada pengembangan perangkat lunak meningkatkan resistensi lokal dan menurunkan produktivitas klininikus.
    4. Pihak Klinikus
      1. Aplikasi tidak ramah pada pengguna
      2. Fokus utama administrator kesehatan tertuju pada sistem keuangan
      3. Membutuhkan waktu yang lama untuk penanganan pasien khususnya dalam pengisian data
      4. Sistem EHR meningkatkan dokter menyelesaikan pengumpulan informasi secara intensif, tetapi sulit memfokuskan perhatian pada aspek komunikasi lain dengan pasien
      5. EHR memerlukan terlalu banyak langkah untu menyelesaikan tugas sederhana
      6. EHR tidak efektif mengakomodasi dengan masalah berganda
      7. Dekstop di ruang periksa mengganggu arah posisi duduk dokter dan pasien
      8. Keamanan desktop di ruang periksa tidak terjamin jika pengunjung membawa anak-anak yang sangat aktif.

Berdasarkan beberapa hal yang diketahui dalam implementasi EHR, maka diperlukan standar EHR untuk meningkatkan kualitas dan pengembangan kebijakan kesehatan yaitu :

  1. Mengurangi biaya pengembangan
  2. Meningkatkan keterpaduan data
  3. Memfasilitasi pengumpulan data agregat yang bermakna.

Sebagai strategi dalam implementasi EHR yang pertama, yaitu perlu adanya pemilihan Sistem EHR di sarana pelayanan kesehatan, melalui tahapan:

  1. Penelusuran kebutuhan
    1. Tim kerja/komite

Merupakan komponen yang esensial dalam asesmen dan seleksi sistem. Kepemimpinan tim ini bisa berdampak pada kesuksesan atau kegagalan proyek. Tim ini umumnya dipimpin oleh seorang manajer atau direktur pelayanan informasi atau orang yang memiliki posisi administratif yang menentukan dalam struktur di organisasi tersebut

  1. Konsultan

Konsultan dapat dibutuhkan dan dilibatkan dalam setiap tahap seleksi sistem termasuk tahap penelusuran kebutuhan.

  1. Pengembangan visi

Pada tahap ini sudah harus bisa direfleksikan visi, misi, tujuan, lingkup pelayanan dari organisasi. Hal-hal ini harus mengidentifikasi bagaimana langkah pengembangan dari organisasi akan dapat meningkatkan pelayanan terhadap konsumen/klien (termasuk misalnya meningkatkan arti dan keakuratan data klien, peningkatan kualitas dan juga peningkatan kenyamanan kerja karyawan).

  1. Pemahaman sistem yang ada

Dengan memahami keadaan tentang bagaimana saat ini proses pencatatan data, pemrosesan dan pendayagunaan informasinya bisa menjadi ”starting point” dalam penelusuran kebutuhan.

Metode yang dapat digunakan untuk kebutuhan ini meliputi wawancara (dengan atau tanpa kuesioner) dan observasi terhadap kegiatan harian dalam lingkup yang akan dikembangkan.

Tujuan yang ingin dicapai dalam tahap ini adalah untuk mengetahui:

  1. Jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh setiap pengguna
  2. Siapa saja yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem
  3. Bagaimana informasi tersebut didayagunakan
  4. Di tingkat mana saja dan dalam konteks apa saja informasi tersebut dibutuhkan
  5. Media apa saja yang dibutuhkan dalam penangkapan data dan penyampaian informasinya.
  6. Penentuan kebutuhan sistem

Salah satu teknik yang dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan interview terhadap staf dari setiap unit atau area kerja yang terkait. Interviewer harus menanyakan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh unit tersebut dan apa yang diinginkan tapi tidak bersifat esensial (tidak harus ada). Hal yang ”dibutuhkan” selanjutnya akan termasuk dalam kriteria necessary/must sedangkan hal yang ”diinginkan” akan termasuk dalam kriteria desired/wants.

Contoh informasi yang esensial tentang klien misalnya nama pasien, dokter yang merawat, dan informasi tentang asuransinya. Hal yang tidak dibutuhkan saat ini (wants) bisa ditelaah lagi apakah memang akan menjadi penting pada saat yang akan datang, misalnya penerapan teknologi pengenal suara/voice recognation.

Sebagai strategi lain dalam implementasi EHR, yaitu harus diantisipasi adanya kesalahan (error) yang mungkin terjadi, yakni error within dan error without.

  1. The Errors Within (Intrinsic risk factors): Intrinsic risk factors are anticipated sources of errors, which are within the control of the information producer or user,include:
    1. Design: Proses disain mendefinisikan kebutuhan users, fungsi sistem dan alur kerja sistem
    2. Data; perlu adanya standarisasi (alur data)
    3. Deployment; ujicoba sistem baru
    4. Development; fase pengembangan konstruksi dan verifikasi disain system
    5. Detection; Deteksi kesalahan perlu dilakukan
  2. The Errors Without (Extrinsic risk factors): Extrinsic risk factors are unanticipated errors caused by factors outsides of the system and beyond the control of information producers or users, include:
    1. Change; perlu adanya perubahan-perubahan sesuai perkembanga
    2.  Communication; diperlukan antar para pengguna (users)
    3. Complexity; banyaknya variasi komponen dan interface pada sistem RKE
    4. Corruption Conversion; terjadi pada penyatuan, pemisahan dan transformasi informasi ke media lain

Teknologi penunjang EHR merupakan strategi keberhasilan implementasi EHR, yaitu: Teknologi dan Kualitas Data, teknologi dan database serta manajemen basis data.

  1. Aplikasi
  2. Pelayanan rawat jalan
  3. Pelayanan rawat inap
  4. Penunjang diagnostik
  5. Lain-lain: registrasi, statistik kesehatan, riset dan epidemiologi dll
  6. Tipe Data, Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
  1. Tipe Data: tulisan, angka, suara, image/film, video, gambar, tanda (EEG dan ECT)
  2. Perangkat keras (Hardware); pheriperal equipment (CD Rom), Data input device (workstation dan PC), Output Devicenya (printer dan modem)
    1. Perangkat lunak (Software); programming language, database.

Hasil survey Capgemini seperti dijelaskan pada jurnal American Health Information Management Association (AHIMA) Januari 2005 bahwa 90% pimpinan dari sarana pelayanan kesehatan merencanakan untuk menerapkan EHR dalam enam bulan yang akan datang. Lebih dari 50% responden mengatakan sudah melakukan diskusi internal atau rapat yang membahas tentang penerapan EHR serta para pimpinan tersebut telah mengembangkan analisis keuangan terhadap dampak penerapan EHR. Pada survey tersebut juga diperoleh informasi bahwa lebih dari 70% responden setuju bahwa penerapan EHR akan memberikan keuntungan finansial.
Modal atau investasi awal merupakan barrier utama dalam penerapan EHR.

Kendala-kendala lain dalam penerapan EHR meliputi :

  1. Physician resistance
  2. Lack of technology standards
  3. Staff workload.

Beberapa renponden juga menyatakan bahwa budaya pelayanan kesehatan masa kini merupakan barrier pada EHR. Berdasarkan survey ini juga dijelaskan bahwa perbedaan luas adopsi EHR memerlukan perubahan utama perilaku, aliran kerja (workflows), hubungan antara organisasi kesehatan.

Para pimpinan menyarankan kepada pemerintah untuk :

  1. Mengembangkan standar teknologi (developed technology standards)
  2. Menyediakan subsidi keuangan untuk mendorong penerapan EHR (provide subsidies or tax credits to encourage adoption of EHRs)
  3. Menjalankan tugas (mandate compliance)
  4. Mengedukasi para dokter dan masyarakat tentang keuntungan EHR (educate physicians and the public about EHR benefits)
  5. Menetapkan departemen pusat untuk menyediakan pandangan secara nasional (establish a federal department to provide national oversight).

BAB III

PENUTUP

Implementasi EHR merupakan suatu tuntutan dan kebutuhan bagi setiap sarana pelayanan kesehatan yang dipicu oleh peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Untuk itu diperlukan pemahaman bersama dalam strategi imlementasi EHR.
Kunci sukses implementasi EHR di saryankes tidak terlepas dari peran serta pemerintah dalam menyiapkan kebijakan terkait dengan implementasi EHR antara lain: Standarisasi model EHR yang sesuai di sarana pelayanan kesehatan Indonesia, Peraturan Pemerintah sebagai penjabaran dari UU ITE No. 11 tahun 2008 dan Pedoman pelaksanaan EHR di saryankes termasuk standarisasi istilah-istilah data dasar yang diperlukan dalam EHR.
Professional Rekam Medis dan Infomasi Kesehatan atau Manajemen Informasi Kesehatan (MIKI) wajib memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang TIK untuk mengantisipasi beberapa peran professional MIK yang akan datang.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LAMPIRAN

Contoh RKE :

   

 

  

 

 

 

 

                                                                                                           

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s